13 juli 2022
Plaatsvervangend directeur
Meer informatie nodig? Stel uw vraag aan één van onze medewerkers
Lump sum financiering vereist een wezenlijk andere manier van werken. Dat vraagt veel van onderzoekers en ondersteunde staf. Bovendien leidt lump sum tot nieuwe risico’s, ondanks geruststellingen van de Commissie. Dat bleek tijdens een workshop met 54 ervaringsdeskundigen.
Lump sum financiering werkt door in alle fases van een Horizon-project: van voorbereiding en uitvoering tot rapportage. Dat levert verbeteringen op voor bepaalde type projecten, maar zorgt ook voor een verschuiving van de werklast en extra risico’s. Dat bleek tijdens een workshop met 54 ervaringsdeskundigen georganiseerd door IGLO, een netwerk waar ook Neth-ER bij is aangesloten. Alle deelnemers hadden ervaring met de lump sum pilot in Horizon 2020.
Deelnemers ervaren meer risico door lump sum financiering. In lump sum projecten worden onderzoekers uitbetaald op basis van de geboekte vorderingen in plaats van het aantal gewerkte uren. Als die vorderingen uitblijven, volgt er ook geen vergoeding, vrezen de deelnemers. Bij de volgende rapportage kan betaling alsnog volgen, maar in de tussentijd maken organisaties wel kosten. Om dit risico te beperken, nemen lump sum projecten verschillende maatregelen, zo bleek tijdens de workshop.
Onderzoekers bouwen hun projectvoorstellen anders op. Werkpakketten worden opgeknipt in hapklare brokken met minder maar concretere deliverables. Zo hopen projecten bij elke rapportage in ieder geval een deel van de doelen te halen. Bovendien kijken deelnemers zorgvuldiger naar hun partners en geven ze aan dat onderling vertrouwen belangrijker is. Als dat vertrouwen er (nog) niet is, krijgen partners hun eigen werkpakket en daarmee verantwoordelijkheid voor hun eigen financiering.
De voorbereiding van lump sum projecten vraagt meer werk. Deelnemers zeggen langer en vaker om de tafel te zitten. Ook maken partners al in de voorbereiding gedetailleerde afspraken. De gedegen voorbereiding vergemakkelijkt de uitvoering, maar is toch problematisch. Partners maken immers veel kosten, maar weten nog niet of hun voorstel goedgekeurd wordt. Een tweede verschuiving is binnen projectteams van projectondersteuners naar onderzoekers. De afrekening op basis van inhoudelijke vorderingen dwingt onderzoekers om hun rapportage technisch toe te lichten, waar ondersteuners dit voorheen zelf af konden.
Deelnemers hebben behoefte aan meer uitleg en meer ervaring, bleek tijdens de workshop. Ondanks toezeggingen zijn onderzoekers huiverig om de Commissie op haar blauwe ogen te vertrouwen. Zo geloven de meeste deelnemers niet dat de Commissie nooit om bewijs van gedane uitgaven zal vragen. De meeste consortia houden daarom alsnog een boekhouding bij voor het geval er achteraf onenigheid ontstaat. Daarnaast stellen deelnemers dat bepaalde projecten überhaupt niet geschikt zijn voor lump sum, zoals projecten met veel deelnemers of lagere technology readiness levels (TRL). De bevindingen uit de workshop zijn gedeeld met de Commissie.
De Commissie wil na een pilot in Horizon 2020 de lump sum aanpak uitbreiden in Horizon Europe. Toch valt er best wat op aan te merken, zoals ook uit de workshop bleek. Europese koepels CESAER, EARTO & EUA waarschuwden dan ook voor een te snelle uitbreiding. Ook een studie van het Parlement merkt op dat aanpassingen nodig zijn, bijvoorbeeld wat betreft gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit voorjaar publiceerde de Commissie een gids over lump sum financiering. Ook de ERC kondigde een pilot aan met lump sum financiering bij de Advanced Grants vanaf 2024